Blijf productief en behoud je continuïteit
Microsoft Teams, hét samenwerkplatform van Microsoft, biedt organisaties tijdens de uitbraak van het COVID-19 coronavirus verschillende gratis mogelijkheden.
Naar aanleiding van de wereldwijde uitbraak van het coronavirus, heeft Microsoft besloten om een gratis Office 365 E1 trial, inclusief Microsoft Teams, beschikbaar te maken voor organisaties. De relevantie van Microsoft Teams is groot. Teams helpt jouw organisatie namelijk bij het in standhouden van de samenwerking tussen en met collega’s. Het biedt ze de mogelijkheid om informatie te delen, te vergaderen en aan projecten te werken. Zo behoud je jouw bedrijfscontinuïteit. Zelfs als al jouw medewerkers vanuit huis werken.
Teams is een onderdeel van Office 365. Als jouw organisatie hier een licentie voor heeft, dan ben je in staat om gebruik te maken van Teams. Mocht je nog niet met Teams werken maar wel over de licentie beschikken, volg dan het onderstaande stappenplan:
- Log in met het emailadres van je werk. In dit blog van Microsoft wordt op een eenvoudige manier uitgelegd hoe je snel aan de slag kunt met Teams.
Mocht je als IT professional binnen jouw organisatie Microsoft Teams centraal willen uitrollen, houd dan rekening met de volgende belangrijke stappen:
- Om Teams gratis te gebruiken de aankomende periode, neem dan eerst contact op met jouw Microsoft partner om vandaag nog te starten.
- Werk je in het onderwijs en wil jij voor leraren en studenten de gratis Teams versie uitrollen, doe dat dan via deze link. Dit gaat via een A5 licentie. Zo ben je in staat om te kijken wat de mogelijkheden zijn om fysieke hoorcolleges, werkgroepen en lessen te vervangen door een digitale meeting.
Ben je niet bekend met Microsoft Teams en ben je voornamelijk benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan contact met InSim op en wij helpen u graag verder met informatie en zelfs met ondersteuning bij het uitrollen van Teams.
Crisisfunctie binnen Microsoft Teams
In tijden van bijzondere gebeurtenissen, zoals de corona pandemie, ontstaan er veel vragen over hoe je als organisatie het beste omgaat met deze gebeurtenissen. Niet alleen richting je klanten of leveranciers, maar vooral richting je medewerkers. Je wilt te allen tijde zorgen dat jouw medewerkers op de hoogte zijn van de laatste informatie en ontwikkelingen.
Daarom heeft Microsoft ook een “Crisis Communication” app uitgebracht die voor elke klant gratis te downloaden en uit te rollen is. Het grote voordeel van deze app, naast de centralisering van content, is vooral het delen van organisatie breed nieuws, FAQ’s en contactinformatie voor noodsituaties. Verder helpt de app jouw medewerkers aan het laatste nieuws over de aanbevelingen vanuit de overheid en nieuws van experts op het gebied van (in dit geval) het COVID-19 coronavirus.
Al met al zorgt deze functionaliteit voor een stukje centralisering van content en belangrijke informatie tijdens de periode dat iedereen remote werkt. Met de app zorg je ervoor dat jouw medewerkers altijd op de hoogte zijn van de laatste ontwikkeling, nationale adviezen en geef je ze alle handvatten die nodig zijn om ervoor te zorgen dat ze optimaal geïnformeerd zijn vanuit jouw organisatie.
Deze app is vooral handig als je organisatie al gebruik maakt van Microsoft Teams. Mocht dit niet het geval zijn, dan adviseren wij om een centrale SharePoint lijst aan te maken waar je centraal belangrijke informatie verzamelt. Op deze manier zien jouw medewerkers in een makkelijk overzicht wat het laatste belangrijke nieuws binnen jouw organisatie is.
De Crisis Communicatie app uitrollen
Voor zowel de individuele gebruiker als de IT manager is het makkelijk om deze app snel te gebruiken en te adopteren. Als je de stappen volgt in het blog van Microsoft, leggen ze uit hoe je de app downloadt en uitvoert binnen Microsoft teams. Daarnaast lees je hoe je de app configureert en koppelt aan Power Apps. Zo bouwen organisaties zelf een portaal met vragen en daaraan gekoppelde acties. Zo ben je in staat om bijvoorbeeld zelf SharePoint lijsten te maken om vragen in te verzamelen, maar ook de mogelijkheid inbouwen om een vraag te stellen.
Mocht je niemand beschikbaar hebben, contacteer InSim en één van onze medewerkers brengt dit voor jullie in orde zodat de Crisis Communicatie app snel binnen de organisatie in gebruik genomen kan worden.
Adoptie - Zorg dat medewerkers Microsoft Teams gebruiken
Na de inrichting en als je organisatie klaar is om Microsoft Teams te gebruiken, is de adoptie van groot belang. De kans is namelijk groot dat jouw medewerkers nog niet volledig op de hoogte zijn van het bestaan, of de volledige functionaliteit van Microsoft Teams. Als je de medewerkers niet meeneemt in hoe ze Teams gebruiken, is dit een gemiste kans.
Bekijk de documentatie van Microsoft om de gebruikers- en adoptietips te delen met jouw organisatie, zodat medewerkers alle handvatten hebben om Teams optimaal te gebruiken. Wij hebben handige starterskits beschikbaar die we u met veel plezier toesturen.
Tips & tricks
Verder heeft Microsoft een aantal handige blogs die je kan delen met je werknemers, om zo te zorgen dat ze alle handvatten binnen handbereik hebben om optimaal thuis te werken
- Zo vind je hier vier tips om Teams optimaal in te richten om thuis te werken. Hoe neem je bijvoorbeeld meetings op en haal je alles uit jouw persoonlijke Teams omgeving: https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/4-tips-for-working-from-home-with-microsoft-teams/ba-p/1202083
- Wanneer je een meeting organiseert of deelneemt aan een meeting, hoe zorg je er dan voor dat je alles uit deze meeting haalt? Bied jouw medewerkers de mogelijkheid om hier belangrijke functies te ontdekken: https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/9-tips-for-having-the-best-online-meeting-experience-with/ba-p/1218884
- Benieuwd naar verdere tips en tricks voor Microsoft Teams? Lees dan dit blog: https://support.office.com/nl-nl/office-training-center/teams-tips