COVID-19
Hoe omgaan met COVID-19...
Wie had gedacht dat een virus zoveel impact zou hebben en zelfs uit zou groeien tot een pandemie! COVID-19 heeft in korte tijd invloed gekregen op iedereen. Naast risico’s voor de gezondheid zijn er ook gevolgen voor de economie en daarmee het bedrijfsleven. Denk bijvoorbeeld aan invloed op toeleveringsketens, klantenverkeer, internationale prijzen en investeringen.
Werkgevers zijn bezorgd over de gezondheid en de veiligheid op het werk in verband met COVID-19, maar ook over de continuïteit van de organisatie. Hoewel deze externe impact buiten het bereik van een individu liggen, zijn er een aantal dingen die u kunt beheersen en maatregelen die u kunt nemen om uw bedrijf door de crisis te leiden:
Duidelijke en effectieve communicatie
Een van de belangrijkste dingen die u kunt doen, is duidelijk en effectief communiceren met uw medewerkers. De tegenstrijdige informatie waaraan uw personeel blootgesteld wordt, zorgt soms voor angst en verwarring. Zorg er daarom voor dat u elk nieuw beleid snel en op een evenwichtige manier communiceert met uw medewerkers. Dit kan bijvoorbeeld al heel snel en eenvoudig met de “crisis communicatieapp” waarbij medewerkers automatisch pushmeldingen ontvangen wanneer een bericht geplaatst wordt. Een zeer kleine en eenvoudige stap als u reeds gebruik maakt van Office 365 licenties waarin SharePoint Online zit.
Promoot thuis-werken
Investeer in work-from-home-technologie, het is een goed moment voor bedrijven om te overwegen welke functies vanuit thuis uitgevoerd kunnen worden. Niet alle bedrijven zijn uitgerust met de juiste samenwerkingshulpmiddelen, daarom biedt Microsoft de mogelijkheid dat bedrijven gratis gebruik kunnen maken van Teams. Hoewel ze standaard een gratis variant hebben, stellen ze in deze tijden van crisis de betalende premiumversie zes maanden gratis ter beschikking. Op 10 maart zijn ook een aantal premiumfuncties verwerkt in de gratis versie van Teams, daardoor is het ook bij de versie die al gratis was, mogelijk om videoconferenties in te plannen. Dankzij thuiswerk kan je bedrijf operationeel blijven en zijn je werknemers in veiligheid.
Zorg dat medewerkers hun verantwoordelijkheid nemen
Zeg zieke werknemers dat ze thuis moeten blijven. Als u de bovenstaande maatregels reeds in acht genomen heeft, kunnen medewerkers die voldoende hersteld zijn werkzaamheden vanuit thuis weer oppakken. Informeer werknemers dat als COVID-19 zich in de werkomgeving begint te verspreiden, iedereen met zelfs maar een lichte hoest, symptomen of koorts thuis moet blijven (of van thuis uit kan werken). Blijf de boodschap verkondigen, ook bij slechts milde symptomen. Werknemers die in risicogebieden geweest zijn, blijven het beste 14 dagen in afzondering.
Stel een continuïteitsplan op
Bereid je bedrijf voor op een geval van COVID-19 in je werkomgeving. Stel een ‘contingency en business continuity’-plan op, als je dit nog niet hebt, voor wanneer er zich een uitbraak voordoet binnen de werkomgeving. Dit plan kan je ook helpen voor andere mogelijke gezondheidscrisissen. Hier kan een dashboard aan gekoppeld worden om goede inzichten te hebben en zo het blijven functioneren van de organisatie te kunnen sturen. Controleer ook uw verzekeringen. Herlees belangrijke zakelijke contracten om de annuleringsbepalingen te begrijpen. Onderbrekingen door COVID-19 kunnen leveranciers in staat stellen contracten zonder boetes te annuleren.
Laat klanten zelf hun afspraken herplannen
Een van de apps van Office 365 is Microsoft Bookings. Hiermee kun je jouw agenda vrijgeven (of een deel ervan), waardoor klanten zelf afspraken kunnen maken. Belangrijk is dat de klant geen toegang tot je agenda krijgt, maar wel de vrije momenten ziet en daar een afspraak op kan plannen. Dankzij Microsoft Bookings kun je klanten dus zelf afspraken rechtstreeks laten boeken, zonder dat zij zien welke afspraken je hebt.De afspraak komt vervolgens direct in je agenda te staan. Plan jij een andere afspraak in je agenda? Dan wordt dit tijdstip direct geblokkeerd in de agenda die de klant ziet. Ideaal toch? De functie wordt veel gebruikt door bijvoorbeeld schoonheidssalons, kappers en hondentrimmers.
Denk eraan: